La segreteria telefonica o centralino telefonico è fondamentale per migliorare il servizio clienti della tua azienda. Forse l’hai già capito dalle tante e-mail o messaggi lasciati nella Pagina Facebook aziendale in cui i tuoi clienti e potenziali clienti fanno un’infinità di richieste che, a fatica, riesci a colmare negli orari d’ufficio.
Ormai sei consapevole che molte di queste richieste potrebbero essere risolte se ci fosse la segreteria telefonica a rispondere alle tante domande -come ad esempio la chiusura per ferie- senza avere il bisogno di impegnare personale, perché il centralino telefonico ti permette di rispondere in automatico.
Del resto lo sai: l’investimento sia di tempo che di denaro è significativo soltanto all’inizio, dopo di che dovrai solo goderti gli ottimi feedback della tua clientela.
3 brevi criteri per i messaggi della segreteria telefonica nel tuo ufficio
E’ vero che molte informazioni sono visibili sul sito aziendale, e sulle pagine e profili del tuo brand, ma spesso e volentieri chi chiama al numero aziendale, ha bisogno di risposte precise e immediate. Voglio dire, va bene contare su un ottimo servizio clienti online ma quante volte i tuoi clienti ti hanno scritto: “volevo avere informazioni più dettagliate e subito, ma non ricevo risposta dalla vostra chat”? ; oppure, in caso abbiate il numero verde e la segreteria telefonica attivi: “non mi risponde nessuno” o, “la voce del centralino era incomprensibile”? .
Questo è un problema e, se non risolto, può portare la tua clientela e i tuoi potenziali clienti a rivolgersi a qualcun altro. Ma non preoccuparti, se stai leggendo questo articolo è perché sei consapevole del problema e se cerchi soluzioni efficaci per migliorare la tua segreteria telefonica professionale sei nel posto giusto. Permettimi di aiutarti partendo da tre punti:
Chiedere ad una/un professionista
Anche se la tua è una piccola azienda, un’associazione, una cooperativa, un’istituzione statale o comunale, non pensare che avvalerti di una voce professionale per i messaggi del tuo centralino sia un’esagerazione.
Ricordati che la segreteria telefonica del tuo ufficio fa parte dell’immagine della tua attività. È il tuo biglietto da visita. Te lo fanno notare i tuoi stessi clienti ogni volta che si lamentano di non aver capito o trovato ciò che gli interessava.
Un copy breve e conciso
Chi chiama alla segreteria telefonica del tuo ufficio spesso cerca delle risposte concrete e chiare riguardo la tua attività e i suoi servizi. Vuole risolvere dubbi ed incertezze.
Per questo motivo, il messaggio della segreteria telefonica, deve non solo rispondere a tutti questi dubbi ma soprattutto farlo in modo chiaro e preciso.
Le aziende che mi hanno chiedono di diventare la voce del loro centralino telefonico, di solito, sanno quale messaggio trasmettere per cui di norma ricevo il copy preparato.
Naturalmente, se c’è bisogno di migliorare il messaggio del tuo centralino telefonico, sono disponibile a proporre soluzioni.
Musica di sottofondo
Per mantenere viva l’attenzione di chi sta ascoltando il messaggio della segreteria telefonica l’audio di sottofondo è molto utile, anche mentre scorre la voce. Magari un brano rilassante e confortevole che metta a suo agio chi sta ascoltando e che non copra la voce. Tieni presente un aspetto importante però, che il brano scelto sia royalty free.
Anticipo sempre questo aspetto a chi mi contatta per diventare la voce ufficiale della propria segreteria telefonica, in particolare, quando mi chiedono di occuparmi anche della musica.
Come ottenere una demo gratuita
In parte questi 3 aspetti possono sembrare scontati ma, se il tuo obiettivo è migliorare la strategia di comunicazione del tuo servizio clienti sono aspetti fondamentali. Se decidi di affidare il miglioramento del tuo centralino IVR ad un/una professionista, ricordare questi 3 accorgimenti agevola sia il tuo lavoro che quello del/della doppiatore o doppiatrice.
Detto questo, se vuoi ottenere una demo gratuita semplicemente contattami qui, rispondi in breve a 4 domande sul tuo progetto e in risposta riceverai: il preventivo tariffario e un audiotipo che si possa adattare alla voce del tuo centralino telefonico e successivamente, se ti trovi bene con la mia proposta, una demo gratuita di 15 secondi con il tuo copy. Cosa aspetti?
