Come Creare un Programma di Conformità Aziendale Efficiente
Indipendentemente dalle dimensioni della tua organizzazione, non dovresti mai sottovalutare l’importanza di creare e mantenere un programma di conformità aziendale solido e aggiornato regolarmente.
Il mondo in cui abitiamo è in uno stato di continuo cambiamento. I governi introducono e modificano continuamente leggi e regolamenti, richiedendo alle aziende di stare al passo con questi cambiamenti, a volte improvvisi. In un’epoca in cui moltissime organizzazioni sta facendo un grosso passo per far lavorare i propri dipendenti da remoto, valutare l’efficacia del proprio programma di conformità aziendale diventa fondamentale.
Per essere sicuro che la tua azienda possa continuare a svolgere il le proprie operazioni senza problemi, devi stabilire delle linee guida che garantiscano che tutti coloro che lavorano per e con la tua organizzazione, che si tratti di personale, investitori o fornitori di terze parti, rispettino lo stesso insieme di regole.
L’ideazione e la gestione di un programma di conformità aziendale, tuttavia, da sola non basta. Questo articolo ti spiegherà perché è fondamentale incoraggiare i dipendenti a partecipare alla formazione sulla conformità aziendale e promuovere una cultura aziendale in cui i dipendenti si impegnino a rispettare le normative. Puoi promuovere il tuo programma di conformità aziendale in modo che effettivamente susciti entusiasmo nel tuo team.
Tenendo tutto questo in mente, ecco un corso accelerato su come assemblare un programma di conformità aziendale efficace e duraturo per la tua organizzazione.
Cos’è un programma di conformità aziendale?
Un programma di conformità aziendale è un documento formale che delinea le politiche, le procedure e le azioni di un’azienda. Dovrebbe essere gestito internamente e ogni membro della tua organizzazione dovrebbe essere obbligato ad attuarle.
Oltre a definire le politiche interne, un programma di conformità aziendale tiene conto delle leggi statali ed estere che possono essere applicate all’azienda. Condivide queste informazioni in modo chiaro e accessibile e alla fine ogni dipendente dovrebbe firmare di aver compreso le linee guida e dare la propria disponibilità a rispettarne le politiche.
Le questioni legali che influenzano le operazioni della tua azienda variano a seconda del settore, dei prodotti e dei servizi offerti. Inoltre vengono condizionate anche dall’estensione della tua azienda: lavori in una regione specifica o conduci i tuoi affari a livello internazionale?
Il tuo programma di conformità aziendale non si dovrebbe limitare a delineare le normative governative relative alla tua azienda, ma dovrebbe segnalare anche il costo che comporterebbe la violazione della legge. Se le leggi vengono violate, quali azioni saranno intraprese contro un dipendente o contro l’organizzazione?
Implementare in modo efficace un programma di conformità aziendale
In generale, i programmi di conformità aziendale hanno uno scopo preventivo. Implicano la valutazione e la gestione del rischio, oltre a garantire che l’organizzazione non prenda parte a pratiche distruttive, come spreco, frode, abusi e discriminazione. Definire il tuo programma di conformità aziendale comporta la misurazione del rischio e l’introduzione di misure chiare per affrontare tali rischi.
Affinché un programma di conformità aziendale raggiunga efficacemente ciò che si prefigge di fare, deve garantire che tutti i dipendenti e le parti interessate siano sulla stessa lunghezza d’onda. Allo stesso tempo, dovrà disegnare un percorso chiaro per il raggiungimento degli obiettivi, aumentando anche il valore dell’azienda per gli azionisti.
La maggior parte delle aziende ha già un programma di conformità aziendale. Tuttavia, se questo non è stato modificato di recente, è probabile che tu abbia un disperato bisogno di un aggiornamento. Ci sono innumerevoli modi in cui puoi migliorarlo. Qui ne trattiamo alcuni:
6 suggerimenti per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti e la memorizzazione degli studenti
Sfortunatamente, c’è spesso uno stigma associato alla formazione sulla conformità aziendale. I partecipanti completano la formazione perché devono farlo, ma questo non vuol dire che ricordino la maggior parte delle istruzioni che hanno ricevuto, o che si divertano nel processo. Molti potrebbero limitarsi a comprendere i passaggi essenziali, ma poche volte effettuano un vero cambiamento.
La buona notizia è che puoi cambiare questa percezione creando un programma di conformità aziendale divertente e memorabile. L’obiettivo della formazione non è instillare conoscenze a breve termine, ma influenzare abitudini e comportamenti a lungo termine. Ecco alcuni metodi che ti aiuteranno a raggiungere questo obiettivo:
1. Distribuisci la formazione nel tempo
Consentire ai partecipanti di completare un modulo di apprendimento e compilare un quiz a risposta multipla non garantisce che ricorderanno tutto, o anche una minima parte di ciò che hanno imparato. Ma mantenere qualcosa nella memoria a lungo termine è il risultato di un continuo ritorno sull’argomento e rafforzamento dei concetti. Un programma per rivedere le informazioni, basato “sull’effetto-spaziatura” di Hermann Ebbinghaus, prevede di “ripassare le informazioni dopo un’ora, poi un giorno, poi ogni altro giorno, poi ogni settimana, poi ogni quindici giorni, poi una volta al mese, poi ogni sei mesi, poi ogni anno “. Se la memorizzazione inizia a diminuire, si torna al livello precedente e si rivede la formazione più spesso.
2. Dai un feedback immediato
Consenti ai tuoi tirocinanti di riprovare immediatamente le domande a cui hanno risposto in modo errato. Incoraggiandoli a fare un secondo tentativo per selezionare la risposta corretta si traduce in una maggiore memorizzazione.
3. Combina la voce umana con delle immagini in movimento
È scientificamente provato che quando accoppi la narrazione vocale con le immagini, gli studenti memorizzano meglio. Questo si chiama principio di contiguità, ed afferma che l’istruzione multimediale è più efficace quando il testo e la grafica sono presentati contemporaneamente, piuttosto che singolarmente. Quando è presente la narrazione vocale, gli studenti cinestesici hanno l’opportunità di prendere appunti (LINK Stili apprendimento). A dirla tutta, questo metodo di istruzione integrato aiuta sia gli studenti visivi, che uditivi e cinestesici.
4. Rendi i tuoi test più impegnativi
So cosa stai pensando: non sembra divertente! Ma quando la valutazione finale di un programma di conformità ha domande con risposte eccessivamente ovvie, è poco probabile che i partecipanti lo prendano sul serio. Vuoi che i tuoi dipendenti e le parti interessate siano obbligati a prendersi un momento e riflettere su ciò che hanno imparato. In questo modo, stai effettivamente valutando se i partecipanti hanno digerito le informazioni e hanno l’attitudine ad applicarle quando necessario.
5. Usa parabole e storie tratte dalla vita reale
Le parabole sono storie progettate per insegnare una lezione. Gli esseri umani rispondono meglio ai messaggi istruttivi quando vengono trasmessi attraverso una storia avvincente con un sottotesto emotivo. Considera la possibilità di integrare clip audio o video di persone che parlano di scenari che hanno incontrato durante il loro lavoro. Fai degli esempi collegati all’impatto che aderire alle misure di conformità ha sul lavoro. Le storie sono un modo semplice e naturale per connettersi con gli studenti.
6. Gamifica i tuoi contenuti
Quale modo migliore per coinvolgere i tuoi dipendenti a seguire la formazione sulla conformità se non far credere loro che stiano giocando a un gioco divertente? Rendere la formazione un gioco è un metodo sicuro per aumentare il coinvolgimento ed inserire un po’ di divertimento nel processo di apprendimento. Puoi gamificare facilmente il tuo programma di conformità incorporando elementi come livelli, classifiche, punti e badge. L’uso di una grafica animata, clip video o effetti sonori inoltre attiverà maggiormente i sensi dei partecipanti e una memorizzazione maggiore.
Luminosity, azienda leader nello sviluppo cerebrale, è una delle lungimiranti organizzazioni che applicano il design emotivo con l’intento di costruire dei giochi d’intelligenza che aiutano ad aumentare la concentrazione e a migliorare la cognizione.
I vantaggi di realizzare la formazione sulla conformità attraverso l’elearning
L’ascesa del settore dell’elearning ha visto emergere centinaia di esperienze di apprendimento innovative e individualizzate a disposizione delle persone in tutto il mondo. Le classi virtuali vengono utilizzate sempre più spesso, consentendo alle aziende di fornire diversi corsi di formazione e sulla conformità aziendale direttamente all’interno dell’ufficio.
Dare la voce giusta è fondamentale per il successo del tuo programma di apprendimento. Quando cerchi un doppiatore per realizzare la registrazione del tuo script, dovresti considerare attentamente la personalità del tuo brand, abbinarla alla tipologia di partecipanti che hai previsto, trovare una voce che sia adatta alla presentazione di contenuti educativi di lunga durata, svolgendo se ti è possibile dei test con il tuo pubblico a cui è destinato e valutando gli obiettivi a lungo termine del tuo programma di formazione (quindi capire se sarà possibile utilizzare l’attore nelle future espansioni del tuo programma di elearning).
Inoltre, creare corsi di apprendimento online con la voce fuori campo che meglio si adatta al tuo brand non è mai stato così facile. Ad esempio, grazie alle nuove tecnologie, puoi affidare all’attore la registrazione da remoto, e addirittura dirigerli a distanza.
Aggiornare il tuo programma di conformità aziendale
Creare un programma di conformità aziendale che distribuisca simultaneamente le informazioni utili, mentre incoraggia i partecipanti ad aderire attivamente alle linee presentate è un processo a più fasi.
Per aiutarti, ti propongo alcune linee guida da seguire durante la creazione di un programma di conformità che possa rinvigorire e rafforzare la tua azienda.
Raccogli i dati (sia internamente che esternamente)
Il processo di raccolta di informazioni sulle operazioni che in questo momento svolge la tua azienda prevede di realizzare degli auditi in diversi ambiti per valutare se la conformità che è già in corso viene rispettata o è stata violata. Cosa deve cambiare? Cosa deve includere il tuo nuovo programma di conformità che prima non c’era?
Identifica lo scopo del tuo programma di conformità aziendale
È importante definire una sequenza temporale per far partire il programma di conformità, sottoporlo a tutte le persone necessarie e poterne valutarne in seguito l’efficacia. Questo aspetto include la formulazione di un elenco dettagliato degli obiettivi da raggiungere.
Condurre una valutazione del rischio
Individua tutti i rischi che minacciano le operazioni della tua azienda, misurando i costi e i risultati ad essi associati e definendo una strategia per prevenirli.
Nominare il responsabile della conformità
Questo passaggio dipende dalle dimensioni della tua organizzazione. Se non assegni un dipendente specifico a salvaguardare i doveri della conformità aziendale, può essere efficace anche distribuire queste responsabilità a tutto il tuo team.
I dirigenti dovrebbero essere figure di supporto
I dirigenti dovrebbero accogliere con entusiasmo e aderire costantemente alle linee di conformità. I dipendenti dovrebbero essere sempre incoraggiati a dare il loro contributo. Se un’azienda tenta di aggiornare il programma di conformità aziendale, ma il consiglio di amministrazione e l’alta dirigenza non lo prendono sul serio, nessun altro lo farà.
Costruire una procedura per monitorare continuamente la conformità
Quando hai costruito una solida cultura aziendale e un sistema strutturato per segnalare violazioni e comportamenti scorretti, idealmente questa agirà come “firewall umano” intercettando i problemi dall’interno.
Diffondi il programma di conformità aziendale
Dopo aver eseguito tutti i passaggi precedenti per realizzare il tuo programma di conformità aziendale, diffondilo tra tutte le persone per le quali è stato pensato. Assicurati che i manager dell’azienda, i dipendenti e i fornitori leggano e firmino le politiche e le procedure.
Assicurati che il tuo programma di conformità aziendale sia efficace
Durante l’intero processo di creazione e gestione del tuo programma di conformità aziendale, dovresti verificare i risultati ottenuti e prendere nota di tutti i tuoi sforzi.
Affinché il tuo programma di conformità aziendale abbia un effetto duraturo sulla tua azienda, non può funzionare una tantum. Dovresti verificare periodicamente le conoscenze dei tuoi dipendenti somministrando loro regolarmente un breve quiz sulle politiche chiave. Lo scopo del quiz non è determinare quanto sa il tuo dipendente, ma quanto è chiaro ed efficace il tuo programma e le informazioni che ha fornito.
Come sempre, dovresti chiedere a tutti di evidenziarti quali aree non vengono coperte completamente dal programma di conformità. Rimani aggiornato con le politiche governative e di lavoro e aggiorna regolarmente il tuo programma in moda che le rifletta.
Dotare la tua azienda di un programma efficace di conformità aziendale è un passo gratificante e necessario per affermarti come leader del settore.
Se sei pronto a preparare il tuo corso di conformità aziendale, ma vuoi avere una revisione dei tuoi testi ed affidare la registrazione audio a un professionista che aiuti i tuoi dipendenti a ricordare le tue informazioni, perché non inizi con una consulenza gratuita? Avrai tutte le informazioni di cui hai bisogno!
